Grundsatz
Der Unternehmensassistent ist ein internes Auskunftssystem und läuft vollständig auf firmeneigener Infrastruktur. Es gibt keine externen KI-Dienste und keine externen Ressourcen in der Oberfläche. Die App verarbeitet Anfragen mit lokalem Ollama. Dessen Container hat keinen Internetzugang; der App-Container ist technisch netzwerkfähig. Auf dem Server kann Ollama stattdessen als Windows-Programm auf demselben Rechner laufen (Nutzung des Grafikchips); es ist dann nur vom Rechner selbst erreichbar, und ausgehende Verbindungen sind per Firewall gesperrt. Schutz des Rechners, Sicherungen und eine gegebenenfalls vorgeschaltete Netzwerk-Infrastruktur liegen beim Betreiber.
Stand: 06.10.2026. Diese technische Beschreibung ist noch keine vollständige Datenschutzinformation nach Art. 13/14 DSGVO. Vor dem betrieblichen Einsatz muss der Betreiber Verantwortlichen und Kontakt, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragten, Zwecke und Rechtsgrundlagen, Empfänger sowie verbindliche Aufbewahrungs- und Löschfristen ergänzen.
Welche Daten verarbeitet werden
| Daten | Wo | Wie lange |
|---|---|---|
| E-Mail, Name, Position, Seiten- und Ordnerfreigaben, Passwort (nur als kryptografischer Hash) | interner Server | bis zur Löschung des Kontos |
| Anmelde-Sitzung | Cookie im Browser; auf dem Server nur ein Hash der Sitzungskennung, Kontonummer, Ablaufzeit und letzte Nutzung | max. 12 Stunden; nach 30 Minuten ohne Serveranfrage ungültig. Abmelden sperrt die Sitzung sofort. Abgelaufene Einträge werden beim laufenden Betrieb automatisch entfernt. |
| Fragen und Antworten | nirgends auf dem Server – nur flüchtig im Arbeitsspeicher während der Antwort | – |
| Chat-Verlauf (Komfortfunktion) | nur lokal in deinem Browser | bis zur Abmeldung oder bis du ihn löschst |
| Anzeige-Einstellungen (Schriftgröße, Lesehilfe, farbsichere Statusfarben, Kontrast, Bewegung) | nur lokal in deinem Browser, ohne Bezug zum Konto | bis du sie zurücksetzt oder die Browserdaten löschst; die Abmeldung lässt sie stehen, damit die Hilfe am Gerät erhalten bleibt |
| Angehängte Dateien im Chat (PDF, Word, Fotos …) | Text wird nur flüchtig im Arbeitsspeicher des Servers ausgelesen; beim Upload und bei OCR können temporäre Dateien entstehen, die nach der Verarbeitung geschlossen bzw. entfernt werden. Der Text liegt danach nur in deinem Browser beim Chat | bis zur Abmeldung oder bis du den Anhang entfernst |
| QM-Wareneingang: Lieferscheine, Anlagenfotos, Vorgangsdaten (Lieferant, Bauvorhaben, Kommission, Prüfergebnis) | interner Server, QM-Ordner und QM-Datenbank – ohne Angabe, welcher Benutzer den Vorgang bearbeitet hat | Keine automatische Löschfrist umgesetzt. Der Betreiber muss Fristen je Unterlagenart festlegen und die Löschung organisieren. „Entfernen“ archiviert Dateien teilweise nur. |
| Ladelisten: Bauvorhaben, BauNr., Bauort, Name des Verladers (Kopffeld), Positionen mit Anzahl, geladenen Mengen, Kommentaren und Fotos sowie Name des Kontos und Zeitpunkt für Anlegen, Freigabe, jeden Haken „Vorbereitet“, jede Verladebestätigung und den Abschluss | interner Server, Datenbank ladeliste.db und Ordner
daten/ladelisten. Fotos werden neu kodiert; Aufnahmedaten wie
GPS-Koordinaten des Geräts werden dabei entfernt. Auf Knopfdruck
„In Unterlagen ablegen“ wird der Stand als Excel unter
daten/inbox/ladelisten gespeichert und ist auf der Seite
„Unterlagen“ nur mit ausdrücklicher Freigabe des Ordners „ladelisten“ sichtbar
(Namen von Konto und Verlader stehen darin) |
Keine automatische Löschfrist umgesetzt. Entwürfe lassen sich
löschen. Jede Liste kann ein Freigeber aus der App entfernen (nicht nur
abgeschlossene, sondern auch freigegebene oder gerade in Verladung befindliche);
dabei werden eine Excel mit allen Angaben (einschließlich Konto- und
Verladernamen) und die Fotos nach daten/ladelisten/_ENTFERNT
verschoben, nichts wird vernichtet. Diesen Ordner und die abgelegten
Excel-Dateien löscht der Betreiber nach seinen Fristen |
| Unterschrift des QM-Prüfers (Bild) | interner Server, QM-Ordner; wird in freigegebene Stempel-PDFs eingesetzt; derzeit eine gemeinsame Vorlage für alle berechtigten QM-Konten | Vorlage bis zur Entfernung; bereits erstellte PDFs behalten die Unterschrift und unterliegen den Dokumentfristen |
| Server-Protokoll | Docker-Protokoll des Containers, ohne
Zugriffsprotokoll der App. Start-, Fehler- und QM-Verarbeitungsmeldungen
können Dateinamen, Bauvorhaben und weitere Belegdaten enthalten.
Ollama und ein etwaiger Proxy haben eigene technische Protokolle. Auf dem
Server zusätzlich daten\autostart.log (Startmeldungen,
auf 400 Zeilen gekürzt) und in der GPU-Stufe
daten\ollama-windows.log (Betriebsmeldungen des Windows-Ollama,
bei jedem Start überschrieben) |
rollierend, höchstens 3 × 10 MB |
Was das konkret bedeutet
- Die App legt kein serverseitiges Chat-Archiv an. Personen mit Zugriff auf dein Browserprofil oder den Rechner können jedoch lokale Daten einsehen. Eine absolute Zusage fehlender Nachvollziehbarkeit ist damit nicht verbunden.
- Dein Passwort kennt nur du. Gespeichert wird ausschließlich ein Hash; die Administration kann es nur zurücksetzen, nie einsehen.
- Der Chat-Verlauf in der Chat-Spalte liegt ausschließlich in deinem Browser. Abmelden löscht ihn vollständig – wichtig an geteilten Rechnern.
- Das eingesetzte Cookie ist technisch für die Anmeldung erforderlich und enthält kein Tracking.
- Fehlgeschlagene Anmeldungen werden mit E-Mail und Netzadresse für eine Minute im Arbeitsspeicher gezählt. Abgelaufene Einträge werden spätestens im nächsten Bereinigungslauf (alle zehn Sekunden) entfernt. Es entsteht kein dauerhaftes Anmeldeprotokoll.
- Die App lädt keine externen Inhalte: keine Schriftarten, Skripte oder KI-Dienste aus dem Internet. Das KI-Modell läuft in einem Container ohne Internetzugang.
Der Ablauf einer Sitzung oder das Schließen des Browsers löscht
den lokalen Chat-Speicher nicht automatisch. Melde dich an geteilten Rechnern
ausdrücklich ab und verwende getrennte Browserprofile. Downloads, Kopien
und Sicherungen werden durch die Abmeldung nicht gelöscht.
Sensible API-Antworten werden mit Cache-Control: no-store ausgeliefert.
Bei Verwendung der mitgelieferten internen HTTPS-Konfiguration werden Zertifikate und private Schlüssel lokal auf dem Server gespeichert. Dieser Proxy führt kein Zugriffsprotokoll; Betriebs- und Fehlermeldungen können jedoch Anfragedetails enthalten. Docker begrenzt diese Protokolle je Dienst auf drei Dateien mit jeweils bis zu 10 MB. Die Sitzung verwendet dann ausschließlich über HTTPS übertragbare Cookies.
Beim optionalen öffentlichen Internetbetrieb fordert der HTTPS-Proxy Zertifikate bei Let's Encrypt an und erneuert sie. Domain und hinterlegte Kontaktadresse werden dazu an den Zertifikatsdienst übermittelt; die Domain wird in öffentlichen Zertifikatsverzeichnissen sichtbar. Dokumente und KI-Fragen werden nicht an diesen Dienst gesendet. Anfragezähler je Konto bzw. Netzadresse liegen vorübergehend im Arbeitsspeicher und verfallen nach einer Minute; es entsteht kein dauerhafter Chat- oder Zugriffsmitschnitt.
Deine Rechte
Auskunft über deine gespeicherten Kontodaten, Berichtigung (z. B. Name, Position) und Löschung des Kontos erledigt die Administration auf Anfrage. Die Rechte betreffen auch personenbezogene Daten in Dokumenten, Suchindex und QM-Unterlagen. Je nach Voraussetzungen bestehen außerdem Rechte auf Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit und Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Eine Einwilligung kann, sofern sie die Grundlage ist, für die Zukunft widerrufen werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.
Eine Kontolöschung entfernt keine Dokumente, Sicherungen oder bereits gespeicherten Browserdaten. Der Betreiber muss Anfragen und Fristen über alle betroffenen Speicherorte bearbeiten.
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